A crescente desburocratização e simplificação dos actos registo, associados às ferramentas disponíveis na Internet alteraram profundamente os procedimentos de quem pretende efectuar um registo. Deixamos aqui algumas notas sobre o modo, a forma e as cautelas a ter na realização destes actos (por Advogado ou Solicitador).

Alguns actos de registo estão completamente desmaterializados e pode ser efectuados por via de registo electrónico através do portal da empresa disponível em http://www.portaldaempresa.pt.

 

Existem actos de registo por transcrição e outros por depósito.

 

Neste artigo abordamos apenas o registo por transcrição dos actos de nomeação de gerência e de renúncia de gerência numa sociedade por quotas.

 

Nomeação de Gerência:

 

O acto é materializado na acta da assembleia-geral onde é deliberada a nomeação de um ou mais gerentes, devendo aí constar a sua identificação.

 

Registo do acto:

 

- A acta é digitalizada;

- É efectuada a certificação da digitalização (cópia);

- No termo de certificação deve ser referenciado o documento certificado, com especial referência a que o livro de actas se encontra devidamente selado.

- É digitalizado o termo de certificação;

- A certificação tem de ser registada no portal da Ordem dos Advogados (caso seja Advogado) ou no sistema disponibilizado pela Câmara dos Solicitadores;

(A digitalização da acta e do termo de certificação pode ser efectuada de forma a dar origem a um só ficheiro ou não. É aconselhável a conversão dos ficheiros no formato .pdf – paper digital file);

- O Solicitador ou Advogado certificante deve arquivar cópia da acta e do termo certificado no Arquivo de Certificações e Reconhecimentos (ainda que este arquivo tenha a forma digital);

- Aceder ao Portal da Empresa em http://www.portaldaempresa.pte escolher a opção “Empresa Online”;

- Escolher a opção de “Registos Online” >> “Alteração de órgãos sociais”;

- De seguida há que clicar no link que permite a verificação do respectivo certificado digital, escolher o certificado digital e iniciar ao processo de registo online;

- Indicar o NIPC e validar a entidade, assinalar que o requerente age em representação da sociedade e tem poderes conferidos para o efeito, indicar o facto (neste caso: designação de gerente) e identificar o titular.

- Localizar os documentos digitalizados (acta e termo de certificação) e submetê-los para a plataforma;

- De seguida, selecciona-se o tipo de Certidão a Emitir (aconselha-se a escolha da Certidão Permanente);

- É apresentado um ecrã para confirmação do registo e do pagamento, com indicação da Entidade / Referência / Custo, com a possibilidade de imprimir esse documento (Comprovativo do pedido de registo);

- A conclusão destes procedimentos conduz ao processamento do registo, com envio de mensagens de correio electrónico para o endereço de correio electrónico associado à assinatura digital: uma mensagem com a confirmação do pedido e disponibilização da certidão permanente e uma mensagem referente ao acto de registo (pode ser uma mensagem de conversão dos registos em definitivo ou uma mensagem a solicitar o suprimento de insuficências).

 

Renúncia de Gerência:

 

O acto é materializado através de comunicação do gerente renunciante dirigido à sociedade. Para produzir efeitos, tem que ser conhecida a renúncia. Deste modo ou os sócios gerentes que recebem a renúncia apõem na comunicação uma menção de recebimento ou deliberam em acta a cessação de funções do gerente renunciante em função daquela referida comunicação.

 

A renúncia também pode resultar directamente da acta, quando esta seja efectuada em Assembleia Geral.

 

Registo do acto:

 

- A comunicação de renúncia e/ou acta são digitalizadas;

- É efectuada a certificação da digitalização (cópia);

- No termo de certificação deve ser referenciado o documento certificado (incluindo acta é importante fazer referência a que o livro de actas se encontra devidamente selado).

- É digitalizado o termo de certificação;

- A certificação tem de ser registada no portal da Ordem dos Advogados (caso seja Advogado) ou no sistema disponibilizado pela Câmara dos Solicitadores;

(A digitalização da acta e do termo de certificação pode ser efectuada de forma a dar origem a um só ficheiro ou não. É aconselhável a conversão dos ficheiros no formato .pdf – paper digital file);

- O Solicitador ou Advogado certificante deve arquivar cópia da acta e do termo certificado no Arquivo de Certificações e Reconhecimentos (ainda que este arquivo tenha a forma digital);

- Aceder ao Portal da Empresa em http://www.portaldaempresa.pte escolher a opção “Empresa Online”;

- Escolher a opção de “Registos Online” >> “Alteração de órgãos sociais”;

- De seguida há que clicar no link que permite a verificação do respectivo certificado digital, escolher o certificado digital e iniciar ao processo de registo online;

- Indicar o NIPC e validar a entidade, assinalar que o requerente age em representação da sociedade e tem poderes conferidos para o efeito, indicar o facto (neste caso: designação de gerente) e identificar o titular.

- Localizar os documentos digitalizados (acta e termo de certificação) e submetê-los para a plataforma;

- De seguida, selecciona-se o tipo de Certidão a Emitir (aconselha-se a escolha da Certidão Permanente);

- É apresentado um ecrã para confirmação do registo e do pagamento, com indicação da Entidade / Referência / Custo, com a possibilidade de imprimir esse documento (Comprovativo do pedido de registo);

- A conclusão destes procedimentos conduz ao processamento do registo, com envio de mensagens de correio electrónico para o endereço de correio electrónico associado à assinatura digital: uma mensagem com a confirmação do pedido e disponibilização da certidão permanente e uma mensagem referente ao acto de registo (pode ser uma mensagem de conversão dos registos em definitivo ou uma mensagem a solicitar o suprimento de insuficências).