Nova funcionalidade da plataforma de arquivo digital vai ser anunciada no IV Congresso do Notariado

Imagine que anda à procura de emprego e que precisa de responder a vários anúncios dispersos pelo país, apresentando os certificados de licenciatura e de uma pós-graduação. Enviar as cópias pelo correio é pouco prático e pode demorar. E, sendo uma cópia, podem existir dúvidas sobre a sua autenticidade.

Para ultrapassar estas limitações, em breve vai poder deslocar-se a um dos perto de 500 balcões que os notários têm dispersos pelo país, levar os originais dos seus certificados de graduação e transformá-los em documentos digitais, com um oficial público a garantir que a versão eletrónica é igual ao original.

Poderá depois responder aos anúncios através da Internet e, em vez de apresentar os documentos, enviar simplesmente um código que dará às entidades que estão a fazer a análise das candidaturas o acesso aos seus documentos digitais. O código deverá ser introduzido no chamado arquivo eletrónico disponível no site www.notarios.pt. Tudo com uma vantagem adicional: o suporte em papel fica na sua posse, mas se alguma vez o perder sabe que a cópia eletrónica vale tanto como o original.

Falamos de uma certidão de uma licenciatura, mas podíamos referir-nos a um atestado médico, uma procuração, uma certidão de nascimento, uma licença de utilização de um imóvel, uma declaração da SS ou das Finanças. A nova funcionalidade da plataforma de arquivo digital dos notários vai estar disponível na segunda quinzena de outubro e é uma das novidades a apresentar no IV Congresso Internacional do Notariado Português, que decorre entre hoje e amanhã, em Aveiro.

O serviço terá um custo mínimo de 16,81 euros mais IVA para documentos até quatro páginas, o mesmo valor que uma cópia em papel certificada por um notário. A partir da quinta página, cada folha extra custa no mínimo 2,1 euros. O código é válido por um ano e durante esse período pode ser utilizado as vezes que se quiser, sem limite. Depois o documento manter-se-á guardado na plataforma informática e se, passados vários anos, voltar a precisar de aceder a ele, só terá de pagar a reativação do código. 

Esta plataforma de arquivo dos notários está a funcionar desde 1 de junho de 2022 e até ao final do mês passado foram arquivados digitalmente mais de 450.000 documentos notariais. É que a partir dessa data passou a ser obrigatório arquivar em formato digital a maior parte dos atos notariais, nomeadamente escrituras públicas de compra e venda, procurações, doações, habilitações de herdeiros ou testamentos, entre outras.

Nesse período foram emitidas mais de 500.000 certidões digitais (os tais códigos de acesso), tendo sido feitas mais de 1,5 milhões de consultas. “Isso significa que há três consultas em média por documento, o que superou as nossas expectativas. É um sinal de que as pessoas estão a utilizar estas novas ferramentas”, afirma ao PÚBLICO Jorge Silva, bastonário dos notários. O responsável dá conta de que no próximo ano vai ser lançada uma aplicação em que os cidadãos podem ter acesso facilitado a todos documentos que têm arquivados digitalmente. 

Menos sucesso está a ter um outro projeto do Ministério da Justiça em que os notários são parceiros: trata-se dos atendimentos à distância, que permitem aos cidadãos realizar procurações, escrituras, divórcios por mútuo consentimento, habilitações de herdeiros, entre outros atos, sem necessidade de se deslocarem.

As partes envolvidas e o notário realizam o ato através de videoconferência, tendo todos de se autenticar nesta plataforma, nomeadamente utilizando o cartão de cidadão ou a chave móvel digital. Nos atos que requerem assinatura é necessário ter a assinatura digital ativa. Acesso a um computador ou dispositivo com ligação à Internet, microfone, som e câmara são condições essenciais para usar a plataforma, que grava em vídeo a realização do ato. Entre final de outubro do ano passado, quando começou a funcionar, e final do mês passado só tinham sido realizados por esta via 120 atos.

Este novo serviço já foi contestado pelo Sindicato Nacional de Registos, que diz que um ato que presencialmente demora entre 15 e 30 minutos pode prolongar-se por duas a três horas. Jorge Silva considera que é normal que haja um amadurecimento neste tipo de serviços, mas considera que o principal obstáculo à sua utilização é o facto de as pessoas estarem pouco habituadas a usar meios de assinatura à distância, não sabendo frequentemente os respetivos códigos. O bastonário dos notários não esconde que gostava de ter uma plataforma informática da ordem para realizar os atos à distância: “Os cidadãos ganhariam. E nós estamos disponíveis para financiar.”

Jorge Silva explica que, neste momento, já é possível uma terceira via, que não é nem exclusivamente presencial nem exclusivamente digital. Passa por as partes se deslocarem a diferentes notários, em regiões distintas do país. Cada um assina a sua parte e depois os notários passam o documento do mundo físico para o digital, fazendo a conciliação das assinaturas em tempo real.

No congresso vai discutir-se também uma nova competência dos notários, prevista no âmbito do processo de revisão dos estatutos, que deve estar concluído até ao final do ano. Trata-se dos serviços de apostilha, uma certificação da autenticidade de atos públicos essencial para os documentos terem valor legal no estrangeiro. Neste momento, a autoridade competente para emitir apostilhas é a PGR, que delega esse poder em alguns responsáveis do MP. Atualmente, só há cinco serviços de apostilha no continente e um em cada um dos arquipélagos. “Quando tivermos a nova competência, estamos prontos para avançar logo com a apostilha digital”, garante Jorge Silva.

In Público, 29-09-2023